Specjalista ds. Obsługi Podróży Służbowych

Opis oferty

Kompleksowe zarządzanie podróżami służbowymi oraz wsparcie działań administracyjnych i aktywności biznesowych.Osoba na tym stanowisku pełni rolę centralnego punktu koordynacyjnego podróży Pracowników Creotech Instruments w kraju i za granicą.Kluczowe obowiązkiZarządzanie podróżami służbowymikompleksowa organizacja krajowych i zagranicznych podróży służbowych;wyszukiwanie i zakup biletów lotniczych, kolejowych oraz innych środków transportu;rezerwacja hoteli, sal konferencyjnych oraz usług dodatkowych;przygotowywanie harmonogramów podróży (travel itineraries);organizacja logistyki pobytu podczas podróży służbowej;monitorowanie zmian w planach podróży oraz szybkie reagowanie na sytuacje kryzysowe;wsparcie podróżnych w formule concierge podczas wyjazdów służbowych;optymalizacja kosztów podróży poprzez planowanie z odpowiednim wyprzedzeniem;współpraca z dostawcami usług turystycznych oraz partnerami zagranicznymi.Wsparcie w koordynacji działań biznesowychmonitorowanie statusu prowadzonych inicjatyw biznesowych;prowadzenie rejestru działań, ustaleń i zobowiązań wynikających ze spotkań;przypominanie o terminach, wydarzeniach oraz działaniach wymagających realizacji;dbanie o przepływ informacji pomiędzy Pracownikami uczestniczącymi w inicjatywach biznesowych;identyfikowanie ryzyk związanych z opóźnieniami lub brakiem realizacji ustalonych działań;przygotowywanie podsumowań, notatek oraz materiałów informacyjnych.Wsparcie działań administracyjnychorganizacja spotkań krajowych i międzynarodowych;koordynacja dostępności uczestników;rezerwacja udziału w konferencjach, targach i wydarzeniach branżowych;koordynacja dokumentacji związanej z delegacjami;współpraca z działami wewnętrznymi.OdpowiedzialnośćOsoba na tym stanowisku odpowiada za:terminową i efektywną organizację podróży służbowych;utrzymanie wysokiej jakości wsparcia administracyjnego;zapewnienie ciągłości przepływu informacji pomiędzy interesariuszami;monitorowanie terminów i zobowiązań biznesowych;optymalizację kosztów organizacji podróży;budowanie pozytywnego doświadczenia pracowników korzystających ze wsparcia.WymaganiaWykształcenie wyższe (preferowane: administracja, zarządzanie, logistyka, turystyka, stosunki międzynarodowe lub pokrewne);Minimum 2 lata doświadczenia w organizacji podróży służbowych – warunek konieczny, dodatkowym atutem będzie doświadczenie we wsparciu kadry menedżerskiej;Doświadczenie w samodzielnym organizowaniu podróży międzynarodowych;Doświadczenie we współpracy z kadrą zarządzającą;Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft 365;Zaawansowana organizacja kalendarza Outlook;Umiejętność tworzenia zestawień i monitorowania działań w Excel;Znajomość narzędzi do zarządzania zadaniami i koordynacji pracy;Znajomość języków: polski – biegły; angielski – minimum B2/C1 w mowie i piśmie.OferujemyPraca w przyjaznym, zgranym zespoleStabilne zatrudnienie w nowoczesnej firmie o ugruntowanej pozycji na rynkuAtrakcyjne wynagrodzenie oraz pakiet benefitów (np. prywatna opieka medyczna, karta sportowa)Możliwość rozwoju zawodowego i udziału w innowacyjnych projektach

Warunki zatrudnienia

Agencja

Rocket Jobs

Typ umowy

Pełen etat